• TWEAK
• Computer

Olympus: Arbejde hjemme med diktering

Annoncørbetalt indhold: Tak til Olympus for at hjælpe med udfærdigelse af denne artikel.

Olympus har igennem mange år været leveringsdygtige inden for alt lige fra en diktafon til den private forbruger, samt professionelle diktafoner til hospitalsvæsnet, advokatkontorer, forsikringsbranchen eller andre, der har behov for at kunne dokumentere information effektivt og sikkert. 

Opbevar og del diktater et sikkert sted

At kunne arbejde på tværs af landegrænser eller lokalt om de samme sæt filer, er en væsentlig forudsætning for at være i stand til at udføre opgaver effektivt. Er du for eksempel placeret fysisk på kontoret, har virksomheden oftest et delt drev, der giver brugerne adgang til at dele information og filer på tværs af dets afdelinger.

Husk GPDR

Arbejder du med jura, i sundhedssystemet eller andre fag, der beskæftiger sig med personfølsomme data, så er du med sikkerhed bekendt med GDPR.

I forhold til diktering er det vigtigt at have fokus på sikker opbevaring af data helt fra starten af processen. Det vil sige en diktafon med kryptering, sikker filoverførsel og- deling samt opbevaring på beskyttet server. 

Lagring i skyen

Når størstedelen af virksomhedens medarbejderne ikke er fysisk på konteret, bliver denne proces udfordret. Hertil afhjælper løsninger såsom Google Drev, Microsoft 365 og OneDrive, der har online lagerplads tilgængelig, og systemerne gør det er nemt at dele dokumenter mellem flere personer.

Cloud storage har vundet stort indpas igennem de seneste år, fordi det er en oplagt om nem metode til at arbejde på tværs af platforme og fjerner behovet for de uendelige vedhæftninger på mails, samt fysisk deling USB- nøgler.

Pas på sikkerhedshuller

Når man bevæger sig uden for ens eget interne IT-netværk, skal man husk have fokus på de risici, der er forbundet med det. Arbejder du for eksempel hjemmefra på din egen private computer i stedet for den du normalt sidder ved på kontoret, så kan hverken du eller virksomheden være sikker på, at de data du arbejder med at beskyttet i samme grad som på jeres eget firmanetværk. Anvender I et fællesdrev på netværket anbefaler vi, at I som minimum anvender en VPN-forbindelse til virksomhedens server, så linjen er krypteret og svær at ”lytte med” på.

Læste du også: Hvad er et Man-in-the-Middle angreb?

Ekstra beskyttelse

For at øge sikkerheden anbefaler vi derfor, at du bruger en form for to-faktor godkendelse - det kunne for eksempel være Google Authenticator koblet på et stærkt kodeord eller password.

Metoden kender du måske allerede fra online handel, hvor du får f.eks. får tilsendt en SMS med et ekstra kodeord, som du skal indtaste, når du har anvendt dit kreditkort. Tilsvarende har du en ekstra beskyttelse på dit login til den online platform dit logger ind på i arbejdsregi; skulle dine loginoplysninger være opsnappet af uvedkommende personer, så vil de ikke kunne komme hele vejen ind, fordi SMS- eller authenticator bekræftelsen kun kommer til din telefon.

To-faktor løsningen

Google Authenticator ligger som en app på din smartphone og fungerer som den ekstra beskyttelse ved brug af to-faktor godkendelse. Det fungerer lidt ligesom NemID i den forstand, at du har ”kodekort”, der ligger uden for din computer, så det ikke kan opsnappes og kopieres. Google Authenticator har bare den ekstra beskyttelse, at den ofte roterer i koderne og de opdateres dynamisk.

Sikker opbevaring af kodeord

Det kan være nemt at klikke ja, når din internet-browser spørger om den skal gemme dine login-oplysninger, når du logger ind på f.eks. Facebook. Så skal du ikke gøre det igen næste gang. Problemet er bare, at oplysningerne bliver gemt lokalt og får du stjålet din laptop på et tidspunkt, hvor den ikke er låst, så vil en tyv lynhurtigt grave sig igennem alt hvad der er at finde af værdi i din søgehistorik. Selvom du selv er hurtig til at få ændret kodeord på alle de sider du har login til, så vil der stadig rumle den usikre fornemmelse i maven om du har fået det hele med.

Med en password-manager som LastPass ligger dine kodeord ikke lokalt på din computer, men i stedet sikkert beskyttet på server i skyen. LastPass er et plugin til internet browser og fungerer ved at du logger ind et sted og så gør LastPass alle dine gemte logins tilgængelig. Det smarte ved den løsning er så, at skulle uvedkommende få adgang til din computer, så vil de ikke kunne komme på dine konti fra de sider du har besøgt, fordi din browser ikke er logget ind i LastPass.

LastPass understøtter selvfølgelig også to-faktor login, så du her nærmest har tre lag af beskyttelse.

Sikker diktering

Som nævnt så skal man tænke sikkerhed fra start til slut og i den fysisk verden, på selve diktafonen har Olympus professionelle løsninger, der sikrer at GDPR-reglerne bliver overholdt.

Olympus DS-9000 og Olympus DS-9500 er begge diktafoner, som kan låses med pinkode og derudover kan man med Olympus’ eget DSS-format opbevare sine optagelser med 256 bit AES kryptering. Det vil sige, at hvis du mister din diktafon betyder det kun, at du mister dine optagelser – andre får ikke adgang til dem.

Optimer sikkerheden når du arbejder online

Samfundsændringerne har sat IT-afdelingerne under mere pres end tidligere, og derfor har Olympus efterspurgt, om vi kunne være behjælpelig med at brede budskabet om, hvor let kunder kan optimere og sikre deres arbejdsgange. Se denne simple guide

Source & Image credit:

LastPass, Google, Macworld, zdnet, Olympus